Projektituntien seuranta
Yrityksessä seurataan usein projektitunteja ja paljonko niihin menee aikaa, mutta se ei itsessään vielä riitä, vaan projektituntien määrää tulee verrata suunniteltuihin työtunteihin. Näiden suhdetta laskettaessa, saadaan laskettua työteho.
Projektille tai työlle tulee luoda ennen työn aloittamista tavoiteaikataulu, joka hyväksytään työnjohdon ja työporukan kesken. Tiedottamalla tästä koko työporukkaa, kuka tahansa voi helposti seurata projektien toteumaa.Jos suunniteltu työmäärä pystytään alittamaan, siitä voidaan kollektiivisesti palkita koko työporukkaa.
Helposti sorrutaan kuitenkin siihen, että seurataan yksittäisiä projekteja ja palkitaan niistä. Tällöin focus kääntyy vain näihin mitattaviin projekteihin ja se saattaa tehdä hallaa niille projekteille, joita ei mitata. On tärkeää seurata kaikkia projekteja esimerkiksi viikkotasolla tai kuukausitasolla ja palkita kokonaisuuden kehittymisestä.
Esimiehen tulee yksinkertaisesti varmistua siitä, että kaikille töille arvioidaan etukäteen työtunnit ja kaikille töille kirjataan tehdyt työtunnit. Tämä kun toistetaan jokaisen projektin kohdalla voidaan päivittäin, viikoittain, kuukausittain, kvartaaleittain ja vuosittain seurata ”tuotannon teholukua” ja näin ollen päästä vaikuttamaan projektien toteumaan.
Mittaamisen alkaessa, saattaa esiintyä liikaa mailan puristamista tai joskus jopa laiskottelua, mutta tämä karisee kyllä ajanmyötä.
Työmenetelmien kehittäminen
Kun normaali työteho ja teholuku löytyy voidaan alkaa kehittää työmenetelmiä. Työmenetelmiä kehittämällä ja niihin panostamalla esim. mahdollisten investointien kautta työn tehokkuus paranee ja tuotteiden tai palveluiden tuotantoaikaan käytetään entistä vähemmän työtä. Näin saadaan kokonaistehokkuus korkeammalle tasolle.
Kenenkään ei tarvitse juosta nopeampaa tai tehdä työtä nopeammin, vaan riittää, että tiedetään mihin aikaan kukin työ tulisi suorittaa ja paljonko projektin myynyt tai suunnitellut henkilö on tälle työlle työaikaa laskenut.
Loppujen lopuksi myös myynnin ja tuotannon välinen mahdollinen kuilu saadaan kurottua tällä umpeen, kun myynti tulee kysymään tuotannolta paljonko jonkun tietyn tuotteen valmistamiseen menee aikaa. Näin myynti hinnoittelee sen oikein. Riittävän kauan, kun seurataan työn tehokkuutta ja mitataan työhön käytettyä aikaa myyntiipuoli saa tästä hyvää dataa ja oppii myymään tuotteet oikealla kustannuksella.
Tuotannon teholuku on myynnin ja tuotannon yhteinen asia ja sitä voidaan käyttää molempien osastojen palkitsemiseen.
Esimerkki teholuvun laskentakaavasta
Käytetty liikaa työtunteja
250h toteuma
200h suunniteltu
(200h/250h)*100 = 80%
Onnistuttu hyvin
200h toteuma
250h suunniteltu
(250h/200)*100 = 125%
Pitkän aikavälin kehittyminen – apuja myyntiin
Kun teholuvun seurantaa tehdään älykkäästi ja ilman turhaa tarkkuutta, sitä voidaan helposti hyödyntää tarjoustyössä, onnistutte helposti toisia yrityksiä paremmin talouden ja tuloksen suunnittelussa ja hallinnassa, koska tunnette tarjousvaiheessa jo ne työhön sisältyvät tärkeimmät muuttujat.
Voitte myös tehdä tarjoukset nopeammin ja hyvillä mielin tietäen, että voitte luottaa työaikojen ja kustannusten oikeellisuuteen.
Tsemppiä teholuvun mittaamiseen!
Lue miten Sivustamo Oy:n toimitusjohtaja Arttu Arojoki on mieltä tulospalkkiojärjestelmästä